Ponencia elaborada por Pilar de Torres Gimeno y presentada en el III Congreso del Secretariado organizado por Global Estrategias

1. Como organizar eventos en la empresa
Pilar de Torres
Secretaria en Baker & McKenzie
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2. Reunión vs Evento
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3. Reunión vs Evento
Diferencias
 Las reuniones siempre están
enfocadas al trabajo
 Los eventos pueden no estar
enfocados al trabajo
 Un evento empresarial es más
importante que una reunión
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4. Reunión vs Evento
Similitudes
Requieren :
 Planificación
 Concepción estratégica
 Logística
 Previsión
 Anticipación de las contingencias
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5. Reunión vs Evento: Similitudes
Planificar
La planificación tiene que ser
realista en cuanto al logro de
los objetivos propuestos y lo
suficientemente flexible para
adaptarse a los problemas
que pudieran surgir.
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6. Reunión vs Evento: Similitudes
Concepción Estratégica
La concepción estratégica de una reunión
viene dada por sus objetivos y enfoque.
Hay que tener en cuenta el tipo de
reunión y el auditorio.
Para organizar una reunión de éxito hay
que conocer las características de los
participantes
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7. Reunión vs Evento: Similitudes
Logística
•Instalaciones
La logística son los
detalles en los que •Catering
todos pensamos en
relación con la •Material
organización de una impreso
reunión:
•Equipos
audiovisuales
• ….
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8. Reunión vs Evento: Similitudes
Logística: Instalaciones
 Propias de la compañía
 Contratadas:
– Centro de convenciones
– Hotel
– Otros
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9. Reunión vs Evento: Similitudes
Logística: Catering
El "catering" tiene mayor
importancia de la que cabría
suponer; conviene cuidarlo
tanto como el presupuesto y la
concepción estratégica de la
reunión lo permitan.
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10. Reunión vs Evento: Similitudes
Comunicaciones
En toda
reunión están
presentes dos
tipos de
comunicación:
Ambiental
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11. ¿Qué es un Evento ?
Suceso importante y
programado, de índole
social, académica, artística
o deportiva.
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12. Tipos de evento
INSTITUCIONALES
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13. Objetivos
Los eventos constituyen un aspecto
muy importante de las relaciones
públicas, especialmente desde el punto
de vista del reconocimiento de la
compañía, y, sobre todo, para generar
nuevas oportunidades de negocio.
¿Qué es lo
que hay Análisis de
que hacer? la realidad
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14. Planificación
En esta fase hay que
determinar cuáles
¿Cómo lo son las actividades y
vamos a las tareas a realizar.
hacer? Se trata de
organizar, coordinar
y ordenar en el
espacio y el tiempo
lo que hay que
hacer.
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15. Programación
Esta fase está
dedicada a distribuir
las actividades a lo
¿Cuándo se largo del tiempo
disponible para la
ha de organización del
hacer? evento (con fecha de
inicio y fecha de
finalización de cada
una), sincronizando
las distintas
actividades. 15

16. Presupuesto
Los presupuestos
deben basarse en la
¿Con qué? programación para
poder racionalizar el
gasto.
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17. Equipo organizador y
proveedores
En esta fase se
cuantifican los
recursos humanos
¿Quién? necesarios y se
seleccionan los
proveedores.
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18. Ejecución = Evento
El momento de la
ejecución es el punto
crítico, donde se
Realización lleva a la práctica
del todo lo anterior y se
proyecto obtienen o no los
resultados
esperados.
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19. Evaluación de resultados
¿Cómo se Análisis e informe.
ha hecho?
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20. ...Y sin
embargo...
Todo depende
del EQUIPO DE
ORGANIZACION
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21. VAMOS A PLANIFICAR UN ACTO
 Por dónde empezamos????
 Puzzle….pero sin foto de referencia
 Sólo ideas, referencias, datos….
 Comparaciones, previsiones.
 …CAOS INICIAL
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22. PERO HAY QUE ORGANIZAR EL
EVENTO
¿Cómo darle forma?
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23. El inicio
 El trabajo para organizar un evento
comienza con una idea, propuesta,
necesidad o con una obligación.
 Nuestro primer paso es definir el tipo
de evento:
 Interno
 Externo
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24. El puzzle
 Las piezas que tenemos para armar
nuestro puzzle son: locales,
invitaciones, catering, propuestas de
orden del acto, diseños, megafonía,
iluminación, mobiliario, adornos,
programas, invitados, medios de
comunicación …
 Todo lo que se nos ocurre lo echamos
a esa caja. Son las supuestas piezas
del puzzle organizativo.
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25. Las preguntas iniciales
 ¿Qué me han encargado?
 ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son
los objetivos?
 ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos?
 ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo
organizo el espacio que me han asignado?
 ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la
decoro?
 ¿Dónde sitúo a los invitados?
 ¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden
tiene?
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26. Las preguntas iniciales
 ¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué
criterio sigo para recibirlos?
 ¿Quiénes deben hablar y en qué orden?
 ¿Qué materiales y elementos utilizo?
 ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este
acto?
 ¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía
lo que nuestros jefes quieren transmitir?
 ¿Qué ambiente puedo transmitir?
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27. Primer paso: ¿para quién?
 A quién nos dirigimos con el evento.
 Definición de público objetivo
 Elaboración de listados por grupos (sin
detalle)
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28. Segundo paso: ¿Qué se
pretende?
 ¿Cuáles son los objetivos del evento?
 ¿Qué pretenden nuestros jefes?
 Título del evento
 Ya comenzamos a salir del caos
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29. Tercer paso: Estudio de campo
 Fijemos el lugar y estudiemos sus
posibilidades, problemas, accesibilidad,
aparcamientos, luces, capacidad, etc.
 Hagamos una composición mental de
las posibilidades del programa.
 Elaboremos nuestros propios planos y
croquis.
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30. Cuarto paso: La creatividad
 Elaboremos el primer borrador de
anteprograma.
 Sometámoslo a la discusión del
equipo.
 Presentemos el proyecto a los jefes.
 Elaboremos en borrador de programa.
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31. Quinto paso: Organizar las
piezas
 El acto y su contenido.
 La imagen corporativa.
 Los medios de comunicación.
 Los invitados y la taquilla
 Los proveedores.
 El equipo organizador.
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32. El programa del evento
 Descripción paso a paso de todo el
desarrollo del acto o de los actos.
 Guión del acto, que ha de conocer los
principales protagonistas.
 Planificación detallada que busca
facilitar la actuación del anfitrión y los
invitados
 Flexibilidad y previsión de tiempos
colchón
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33. Partes del Programa
 Cronograma
 Anexos (con planos y grafismos)
 Libro de ruta
 Listados de invitados/asistentes
 Notas de Protocolo
 Documentación a entregar
 Organización Interna
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34. Ubicación de Autoridades e Invitados
en el Acto inaugural
MESA PRESIDENCIAL FILA 1 FILA 2 FILA 3 FILA 4 FILA 5
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6 José Pedro Pérez-Llorca
5 Emilio Cuatrecasas
4 Luis Martin Mingarro
3 Fernando Fernadez Tapias
J. González Soria 2 Joaquin de Fuentes
J.F. González Aguilar 1 Luis Lopez Guerra RESERVADO
SM
E. Aguirre
J.M. Alonso
1 RESERVADO RESERVADO RESERVADO
2 Enrique Iglesias RESERVADO RESERVADO
ATRIL 3 Alfredo Prada
4 Carlos Canicer
5 Antonio Garrigues
6 Manuel Olivencia
7 Fernando Pombo RESERVADO
FILA 1 FILA 2 FILA 3 FILA 4 FILA 5
Resto de Asistentes e Invitados, encontrarán sus asientos, a partir de
la fila 6
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35. Orden de Intervenciones y tiempos
estimados de uso de la palabra durante
la Inauguración del I Congreso Club
Español del Arbitraje
 Sr. D. Julio González Soria.
Presidente del Comité Organizador…….5 minutos
 Sr. D. José María Alonso.
Presidente del Club Español del Arbitraje….5 minutos
 Excmo. Sr. D. Juan Fernando López Aguilar.
Ministro Justicia……10 minutos
 Excma. Sra. Dña. Esperanza Aguirre y Gil de Biedma.
Presidenta de la Comunidad de Madrid…….10 minutos
 S. M. Don Juan Carlos I, Rey de España.
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36. TIPOS DE ACREDITACIONES
 Azul: Autoridades y Comité de Honor
 Amarillo: Invitados
 Gris: Junta Directiva
 Malva/Violeta: Ponentes
 Verde: Comité Organizador
 Rojo: Asistentes en general
 Perla: Prensa
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37. La imagen corporativa
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38. La imagen
corporativa
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39. Los invitados y la confirmación
Los retos de asistencia son tres:
• Lograr que el público objetivo se entere y se
interese.
• Conseguir que se inscriban y lo anoten en sus
agendas.
• Lograr que efectivamente asistan.
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40. Los invitados y la confirmación
Los mecanismos para garantizar la
Convocatoria son:
• Invitación o carta que contenga “mensaje clave”
o slogan.
• E-mail de invitación.
• Llamadas telefónicas.
• La pagina Web.
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41. Detalles de organización:
Los proveedores y su gestión
 Se deben celebrar reuniones sistemáticas para
comprobar que todo sigue el curso fijado.
 Se deben establecer plazos y calendarios de
actuaciones, realizando la correspondiente
programación y velando por el cumplimiento de la
misma.
El equipo organizador
• Debe establecerse un organigrama de trabajo.
• Las funciones tienen que estar bien
identificadas
La seguridad
La comunicación interna
La prueba final
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42. El día después
Comprobar la lista de asistentes.
Agradecer la asistencia con un e-
mail, ofreciendo un link para
descargar presentaciones o incluso
fotos del evento.
Contactar a los “no show”,
ofreciéndoles a través de un link a la
pagina Web de la empresa un
resumen del evento.
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43. El día después
Elaborar una relación de los
costos asociados al evento, para
medir el retorno de la inversión.
Seguimientos de nuevas
oportunidades generadas por el
evento: nuevos negocios,
aumento de ventas, nuevos
patrocinadores o mejora del
clima en la empresa.
Seguimiento de los medios de
comunicación. 43