2. CONSEJOS DE GESTIÓN – IDEAS PARA
QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
INTRODUCCIÓN
ASESVISION presenta la Serie CONSEJOS DE GESTIÓN, y los divulgará de manera regular
para cumplir con nuestro objetivo empresarial:
QUE LA ÓPTICA PEQUEÑA Y MEDIANA SEA COMPETITIVA
Cada nueva publicación aparecerá anunciada en nuestro perfil de facebook:
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Ahora comenzamos con una serie de 4 ideas para conseguir que la óptica tenga una agenda
apretada:
1) Organiza seminarios en tus propias instalaciones
2) Participa en tu Comunidad
3) Facebook
4) Recordatorio Telefónico
IMPORTANTE: estas 4 presentaciones, que publicaremos con el nombre genérico de Consejos de Gestión, son traducciones adaptadas de la
publicación Optometric Management Tip of the Week (http://www.optometric.com/mtotw)

3. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
¿Qué tipo de seminarios?
 Un tema del cuidado de la visión ó audición que tu elijas… por ejemplo:
1)Lentes de contacto para presbicia,
2)Cómo detectar problemas visuales en niños,
3)Cómo incrementar las capacidades visuales en deportistas,
4)Últimas tendencias para corregir problemas auditivos,
5)Cómo corregir la miopía mientras duermes,
6)Cosas que debes saber sobre la cirugía refractiva,
7)Porqué adquirir unas gafas de sol polarizadas,
8)etc…
Nota: dependiendo de cómo evolucione el proyecto, puedes cambiar de tema cada 2-
3 meses ó antes.

4. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Me da algo de respeto…
No es necesario ser un elocuente orador para presentar un seminario… Puede
funcionar muy bien el enfoque sencillo que tu ya usas con cualquier paciente que te
pregunta acerca del asunto en cuestión. Sólo tienes que hacer lo mismo, pero para un
pequeño grupo en vez de una persona. De hecho, lo ideal es limitar la charla a unos
20 minutos y usar un lenguaje que todo el mundo pueda entender

5. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
¿Por qué es una buena idea?
Un seminario dentro de la óptica es un gran concepto de marketing porque:
 Atrae a gente interesada en un servicio ó producto a tu óptica.
 Hace que recursos no usados como espacio de tus instalaciones ó personal sean
útiles.
 Tu y tu óptica os posicionáis como expertos en el tema del cuidado visual ó auditivo
tratado.
 La publicidad que hagas para el evento será una buena publicidad para la óptica.
 Incluso la gente que no pueda asistir al seminario pensará en tu óptica cuando
tenga necesidad de dicho servicio en el futuro.
 El evento creará un “murmullo” que se propagará entre el personal y los pacientes.

6. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Vale… ¿Cuáles son los siguientes pasos?
ORGANIZA Y PROMOCIONA EL PROYECTO – Algunas cosas que puedes hacer:
1) ¿Qué hacer durante el evento? – Si p.e. se tratase del de LC para présbitas, yo
sugeriría el seminario y una revisión gratuita. El especialista (óptico) haría una
presentación sobre nuevos avances en lentes de contacto multifocales y se ofrecería
una prueba y revisión gratuita a cualquier persona interesada.
Se debería servir un refrigerio.
Usted haga el evento atractivo, y verá como se cubren los gastos sobradamente...
La gente aprende acerca de opciones en LC, habla con el especialista acerca de su
propio caso, todo sin coste… Esto es convincente para el consumidor, ¿verdad?.

7. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Siguientes pasos
2) Seleccionar horario. El momento óptimo será cuando la gente pueda asistir sin
faltar al trabajo, así que por la tarde/ noche suele ser la mejor opción (una alternativa
podría ser al medio día).
Ten en cuenta que seguramente necesitarás el apoyo de alguien de tu plantilla, sobre
todo si hay pruebas de LC u otro producto, o revisiones.
Podrías abonar esas horas extras ó, cerrar las citas con os pacientes en los días
siguientes al seminario.

8. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Siguientes pasos
3) Preparar el seminario. Una buena opción sería preparar la presentación en
PowerPoint, y comprar ó pedir prestado un proyector ó un monitor LCD ó similar. Las
diapositivas te guiarán a través de la charla, de modo que no necesitarás notas.
Prepara entre 4-8 diapositivas con frases cortas que señalen lo que quieres decir con
claridad, pero sin escribir todo en la diapositiva.
Explica la presbicia (de manera sencilla), las desventajas de las gafas, los beneficios
de las LC, cómo funcionan las LC de lejos y cerca, y propón como alternativa la
monovisión modificada, para luego pasar a preguntas y respuestas, por ejemplo…

9. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Siguientes pasos
4) Asegúrate de animar las preguntas tras la charla. Haz que un miembro del
personal pregunte algo si nadie rompe el hielo.
5) Prepárate a responder preguntas acerca del precio. P.e. considera ofrecer un
descuento del 10% si se cierra la cita tras el seminario.
6) Ofrece citas. Pregunta a los asistentes si quieren programar una prueba tras la
presentación y que tu personal esté preparado
7) Prepara documentación. Puede ser un resumen de lo hablado (una copia de la
presentación PowerPoint puede estar bien). Puedes incluir folletos de alguna
asociación, el CNOO u otros y p.e. de tu fabricante de LC de elección. También
puedes incluir folletos de tu óptica y tarjetas de visita.

10. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Siguientes pasos
8) Planea el aspecto revisión/ prueba. Pregunta con antelación a los asistentes si
querrán probar las LC tras el seminario.
Haz que tu personal determine su graduación aproximada mediante autorrefracción o
la graduación de sus propias gafas.
Inserta las lentes de prueba y deja a los pacientes deambular por la óptica para irse
adaptando mientras el especialista habla individualmente con cada uno de ellos.
El especialista debería cerrar un examen de adaptación con los que fuesen buenos
candidatos.

11. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Siguientes pasos
9) Decide el refrigerio. Yo no serviría alcohol. Pastas, café ó infusiones y agua
embotellada debería ser suficiente
10) Pregunta al delegado de ventas correspondiente por su asistencia e ideas.
Para algunos proyectos, la cooperación e incluso la co-financiación estará disponible.
P.e., en el caso de LC podrías preguntarle ¿Puedo disponer de algunas diapositivas
con diagramas ó fotos de LC Multifocales?
11) Promociona el evento en tu página web y en tu página de negocios
Facebook. Consejo: si no puedes hacer estas tareas con facilidad, haz las
inversiones necesarias para que en el futuro puedas utilizar eficazmente los medios
electrónicos.

12. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
Siguientes pasos
12) Publicita el seminario y revisión/ prueba en publicaciones locales.
13) Envía una invitación especial a un selecto grupo de pacientes
Busca en tus registros para el perfil de edad, producto que utiliza, etc apropiado.
Para una mejor respuesta, el personal puede llamar y hacer la invitación
personalmente.
14) Pide a los asistentes que reserven su sitio por teléfono. El espacio es limitado
15) Si la respuesta es mayor de lo esperado, añade otro seminario.
16) Si la respuesta es muy baja, incrementa el esfuerzo promocional. Pospón la
fecha si es necesario. Un grupo pequeño tampoco está mal...
17) Confirma la asistencia por teléfono el día antes y estate preparado a que
algunos no aparezcan. Acepta un 20% más del ideal para cubrir las no asistencias.

13. IDEAS PARA QUE TENGAS UNA AGENDA APRETADA
ORGANIZA SEMINARIOS EN TUS INSTALACIONES
MIDE LOS RESULTADOS
No siempre es posible saber cuánto negocio extra genera un proyecto de marketing,
pero mantén unos buenos registros y hazlo lo mejor que puedas. Toma nota de:
 Coste de la publicidad y de invitaciones.
 Coste de la comida y bebida servidas.
 Salario extra para el personal (si procede).
 Día, fecha y hora del seminario.
 Nº de personas confirmadas/ Nº de asistentes.
 Nº de citas cerradas para la siguiente semana.
 Nº de casos adaptados con el producto como resultado del proyecto.
 Ingresos generados (bruto).
 Qué harías diferente la próxima vez.

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