O Administrador: As habilidades e o Papel do Administrador

1. O Administrador

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como um todo.
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6. A Competência do Administrador

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    O conhecimento significa todo o acervo de informações, conceitos...
1) Representação – assume deveres cerimoniais, representa a organização, acompanha
   visitantes e assina documentos legai...
CONCLUSÃO




Se você quiser ser um          administrador bem sucedido siga as seguintes regras
básicas:


Faça investime...
Madalena, gerente das Lojas Francesas, alocou recursos para reformar a seção de moda
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ADM ETEC 2010 NOVO HORIZONTE

  1. 1. O Administrador: As habilidades e o Papel do Administrador 1. O Administrador Recordando que Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos técnicos, científicos, financeiros, materiais e de pessoal a fim de alcançar um objetivo, podemos dizer que administrador é a pessoa que planeja, organiza, dirige pessoas, gere e controla recursos materiais, financeiros, de informação e tecnologia visando a realização de determinados objetivos. Na verdade o Administrador consegue fazer as coisas por intermédio das pessoas e por isso ocupa posição primordial na organização. O administrador dá a direção e rumo à sua organização, proporciona liderança às pessoas e decide como os recursos organizacionais devem ser utilizados para atingir os objetivos da organização. Este conceito é aplicado ao administrador em qualquer nível da organização. Administrar não significa executar tarefas, mas sim fazer com que elas sejam executadas por outras pessoas em conjunto. O administrador não é aquele que faz, mas sim o que faz fazer. 2. As Organizações Organização é uma entidade social composta de pessoas que trabalham juntas e deliberadamente estruturadas em uma divisão de trabalho para atingir um objetivo comum. Quando dizemos que é uma entidade social deliberadamente estruturada queremos dizer que as tarefas são divididas entre seus membros, e a responsabilidade pelo seu desempenho é atribuída a cada um dos membros da organização. É uma sociedade em miniatura em que coexistem dois tipos de pessoas: os líderes e os subordinados. Quando dizemos que visa objetivo, queremos nos referir às conseqüências almejadas como obter lucro, atender necessidades espirituais, proporcionar entretenimento, desenvolver arte e cultura, praticar esportes e assim indefinidamente. O propósito de toda organização é produzir um produto ou serviço para satisfazer a necessidade do cliente, que pode ser consumidor, usuário, associado ou contribuinte. Daí a busca da qualidade é a força vital de uma organização e a fonte da sua vantagem competitiva. As organizações empregam pessoas e aplicam recursos. Elas podem ser de grande porte ou pequenas e micro organizações. Podem ser locais, regionais ou globais. Existem ainda as organizações de caráter não lucrativo que possuem objetivos sociais, e podem ser governamentais ou não governamentais (ONG). 3. Níveis Organizacionais. O administrador é essencial para uma organização qualquer que seja o seu tamanho ou tipo. E dentro da organização o administrador pode ser um presidente ou diretor, um gerente ou supervisor, dependendo do nível que ocupa. Em cada um dos níveis organizacionais (Institucional, Intermediário, Operacional ), seu papel é diferente. a) Nível Institucional É o nível mais elevado da organização. É constituído pelo Presidente e Diretores e onde são tomadas as principais decisões. É o nível mais periférico, pois está em contato direto com o ambiente externo, e sofre as pressões e os impactos ambientais. Recebe, também,
  2. 2. o nome de nível estratégico, pois é o responsável pela definição do futuro do negócio como um todo. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visão estratégica, para definir a missão e os objetivos fundamentais do negócio. b) Nível Intermediário É o nível administrativo que articula internamente o nível estratégico e o nível operacional. Recebe o nome de nível gerencial ou tático. É constituído pelos Gerentes.Recebe as decisões globais e as transforma em programas de ação para o nível operacional. Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-os em meios de ação para que o nível operacional possa transformá-lo em execução. Nesse nível, o administrador deve possuir visão tática. c) Nível Operacional É o nível administrativo mais baixo de todos. É o nível que administra a execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. Nesse nível, o administrador deve possuir visão operacional, isto é, conhecimento técnico para orientar e dirigir os funcionários que realizam as tarefas. Características dos Níveis Administrativos Nível Atuação Abrangência Amplitude de tempo Institucional Estratégico Global Longo Prazo Intermediário Tático Parcial Médio Prazo Operacional Operacional Específico Curto Prazo 4. O Processo Administrativo. O administrador é quem aplica o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar a aplicação dos recursos organizacionais para atingir um objetivo. Processo Administrativo é a denominação dada ao conjunto e seqüência das funções administrativas que são: Planejamento, Organização, Direção e Controle. a. Planejamento
  3. 3. Planejamento é a primeira função administrativa, definindo objetivos para o futuro desempenho organizacional e decidindo sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. O planejamento é a arma utilizada pelo administrador para orientar-se e alcançar os objetivos colimados, por intermédio de ações baseadas em métodos, planos ou lógica, e não ao acaso. Assim, planejar envolve soluções de problemas e tomadas de decisão. Podemos definir planejamento como o processo de estabelecer objetivos e o curso da ação adequado para atingi-los. b. Organização A organização visa disponibilizar os meios e recursos previstos pelo planejamento e reflete como a organização tenta cumprir os planos. É a função administrativa relacionada com a atribuição das tarefas, agrupamento das mesmas em equipes e alocação dos recursos necessários nas equipes. Portanto, organização é o processo de engajar as pessoas em um trabalho conjunto de uma maneira estruturada para alcançar objetivos comuns. c. Direção A Direção representa a execução daquilo que foi planejado. É a função administrativa que envolve a motivação das pessoas para atingir os objetivos organizacionais. Ela envolve a aplicação da comunicação, a motivação e a liderança para desempenhar as atividades essenciais. Portanto, direção é o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas com as tarefas dos diversos membros da equipe ou da organização como um todo. d. Controle O controle significa o acompanhamento, o monitoramento e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo conforme o planejamento, a organização e a direção. O controle é o processo de assegurar que as atividades atuais estejam em conformidade com as atividades planejadas. O Processo Administrativo nos três níveis organizacionais Nível Planejamento Organização Direção Controle Planejamento Direção geral. Controles Estratégico. Estrutura Políticas e Globais e Institucional Objetivos Organizacional Diretrizes de Avaliação Organizacionais Pessoal Organizacional Planejamento Desenho Gerência de Controles Departamental. Recursos. Táticos e Alocação de Estrutura das Liderança e Avaliação Intermediário Equipes e Recursos Motivação Departamental orgãos
  4. 4. Planos Controle Operacionais das Desenho de Supervisão operacional e Operacional Ações Cargos e de Primeira avaliação Cotidianas Tarefas Linha individual 5. Habilidades do Administrador. Katz dizia que o sucesso do administrador depende mais do seu desempenho do que de seus traços particulares de personalidade, daquilo que ele faz e não daquilo que ele é. E o seu desempenho é resultado de certas habilidades que ele possui e utiliza. Katz identificou três tipos de habilidades importantes: a) Habilidades Conceituais As habilidades conceituais envolvem a visão da organização ou da unidade organizacional como um todo, a facilidade de trabalhar com idéias, conceitos e teorias e abstrações. Estão relacionadas com o pensamento, raciocínio, o diagnóstico da situação e a formulação de alternativas para solução dos problemas. Na medida em que o administrador ascende na carreira, ele precisa cada vez mais das habilidades conceituais. b) Habilidades humanas As habilidades humanas estão relacionadas com o trabalho com as pessoas e referem-se a facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Envolvem a capacidade de motivar, comunicar, coordenar, liderar e resolver conflitos individuais ou coletivos. Em todos os níveis organizacionais, é fundamental saber trabalhar com as pessoas e por intermédio delas. c) Habilidades Técnicas As habilidades técnicas estão relacionadas com o conhecimento especializado e com a execução e com os procedimentos para execução das tarefas. As habilidades técnicas estão relacionadas com o fazer, isto é, com os processos materiais ou objetos físicos e concretos. Ela é mais utilizada no nível operacional. Essas habilidades requerem competência pessoal para serem colocadas em ação com êxito. A competência é a qualidade de quem é capaz de analisar uma situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas e, é o maior patrimônio de um Administração administrador. O administrador, para ser bem sucedido, precisa desenvolver três Superior competências duráveis: o conhecimento, a perspectiva e a atitude. ou Habilidades Nível Conceituais Percentuais de Habilidades necessárias em cada nível organizacional Institucional Gerência Intermediária ou Habilidades Nível Intermediário Humanas Supervisão de Primeira linha Ou Habilidades Nível Operacional Técnicas
  5. 5. 6. A Competência do Administrador a) O Conhecimento O conhecimento significa todo o acervo de informações, conceitos, idéias, experiências e aprendizado que o administrador adquiriu, ao longo de sua vida, sobre sua profissão. È fundamental que esse conhecimento seja constantemente atualizado, seja por intermédio da leitura, seja por intermédio de relacionamento com outros profissionais, através de cursos, simpósios, conferências, etc. .No entanto não basta ter o conhecimento, mas saber aplicá-lo em benefício da organização. b) A perspectiva A perspectiva significa a capacidade de utilizar o conhecimento, saber transformar a teoria em prática, aplicar o conhecimento na análise das situações, na solução dos problemas e na condução dos negócios. A perspectiva representa a habilidade de colocar os conceitos e idéias abstratas em ação, em visualizar a oportunidade de utilizá-las e transformá-las em novos produtos e serviços. c) A Atitude A atitude significa o comportamento pessoal do administrador frente às situações com que se defronta no seu trabalho. A atitude representa o estilo pessoal de fazer acontecer, a maneira de liderar, motivar, comunicar e levar adiante os projetos. É essa competência que transforma o administrador em agente de mudança e não num agente de conservação. Sem dúvida é essa a habilidade mais importante. É ela que torna as organizações mais eficazes e competitivas e as orienta para o sucesso. Para complementá-la, porém, o administrador precisa desenvolver certas características pessoais que o tornem líder, como combatividade, assertividade, convicção profunda, não aceitação do “status quo”, inconformismo com a mediocridade e alta dose de espírito empreendedor. 7. O Papel do Administrador. Os papéis do administrador são as atividades conduzidas por ele para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos organizacionais para atingir o objetivo. Esses papéis podem ser classificados em: interpessoais, informacionais e decisórios. a) Interpessoais
  6. 6. 1) Representação – assume deveres cerimoniais, representa a organização, acompanha visitantes e assina documentos legais. 2) Liderança – dirige e motiva as pessoas, treina, aconselha, orienta e se comunica com os subordinados. 3) Ligação – mantém redes de comunicação, dentro e fora da organização, usa todos meios de comunicação. b) Informacionais 1) Monitoração – manda e recebe as informações, lê revistas e relatórios e mantém contatos pessoais. 2) Disseminação – envia informações para outras organizações e internamente, por diversos meios. 3) Porta-voz – Transmite informações para as pessoas de fora. c) Decisórias 1) Empreende – inicia projetos, identifica novas idéias, assume riscos, delega responsabilidades. 2) Resolve Conflitos – toma ação corretiva em disputas ou crises, resolve conflitos entre subordinados, adapta o grupo a crises e a mudanças. 3) Aloca Recursos – decide a quem atribuir recursos. Programa, orça e estabelece prioridades. 4) Negociação – representa os interesses da organização em negociações com sindicatos, vendas, compras ou financiamentos’ Empreendedor Resolve Conflitos Administrador de Recursos Negociador Papéis decisórios Papéis Papéis de Interpessoais Informação Representante Monitor Líder Disseminador Ligação Porta-voz
  7. 7. CONCLUSÃO Se você quiser ser um administrador bem sucedido siga as seguintes regras básicas: Faça investimentos constantes em sua formação profissional. Mantenha-se informado. Desenvolva seu espírito empreendedor. Trabalhe em equipe. Seja flexível. Desenvolva sua capacidade de negociação. Saiba administrar conflitos. Trate sua carreira como se ela fosse uma empresa. Exercícios de Fixação Exercício 01 Josmario, supervisor da Alca S/A, não quis fazer um curso de inglês patrocinado pela empresa e faltou a um curso de reciclagem promovido pelo RH dizendo que era dispensável e perda de tempo. Apesar de ser um bom técnico é uma pessoa irascível, mau humorada e trata a todos com grosseria. Qual a competência que Josmario não possui? E qual habilidade não foi desenvolvida por ele? Em que nível organizacional se encontra Josmario? Exercício 02
  8. 8. Madalena, gerente das Lojas Francesas, alocou recursos para reformar a seção de moda feminina da loja do Gonzaga. Para motivar os funcionários, criou a competição de funcionário destaque do mês e propôs à Diretoria, como prêmio, uma viagem à matriz, na França. Em que nível organizacional está situada Madalena? Quais os dois processos administrativos você identifica nas atitudes dela? E qual a competência identificada nela?

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