Dokumen tersebut merangkum materi pelatihan tentang administrasi dan surat-menyurat di LPP Al Irsyad Pemalang. Materi pelatihan meliputi pengertian administrasi dan jenis-jenis surat, teknik penulisan surat dan surat keputusan, serta tata cara pengarsipan dokumen. Tujuan pelatihan adalah membekali peserta dengan pengetahuan dan ketrampilan dalam mengelola administrasi secara efektif.

1. LPP AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KAB. PEMALANG
Sekretariat : Jl. Kyai Makmur No. 9 Telp. 321349 Pemalang
1
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

2. Tujuan Khusus Pembahasan :
1. Dapat membuat surat – surat dinas secara baik
2. Dapat mengelola kegiatan administrasi secara efektif
3. Dapat membuat konsep – konsep dasar surat menyurat
dan surat keputusan
4. Dapat menjalankan fungsi administrasi dan komunikasi
secara efektif.
5. Dapat menjalankan fungsi – fungsi administrasi secara
baik dan cepat.
2
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

3. Apa itu ADMINISTRASI
dan SURAT .. ?
3
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

4. Apa perbedaan dari
PERALATAN dan
PERLENGKAPAN.. . ?
4
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

5. Pengertian :
ADMINISTRASI adalah suatu proses
kegiatan yang berhubungan dengan
surat - menyurat, perlengkapan
maupun peralatan, dan lain-lain untuk
mendukung / mencapai kelancaran
tugas pokok / tujuan organisasi.
5
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

6. TUJUAN ORGANISASI :
1. Keamanan
2. Kerapian
3. Hasil pekerjaan/ Penilaian
4. Kebutuhan organisasi, dan
lain -lain
6
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

7. Adapun kegiatan Administrasi
meliputi :
1. Catat – mencatat
2. Surat – menyurat (dinas)
3. Dokumentasi
4. Kearsipan, dan lain - lain
7
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

8. SURAT adalah salah satu
sarana komunikasi tertulis
guna untuk menyampaikan
pesan dari satu pihak kepada
pihak yang lain guna mencapai
tujuan yang diinginkan
8
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010

9. LPP AL IRSYAD PEMALANG
9
Kegiatan Catat – mencatat :
Kegiatan catat – mencatat merupakan
kegiatan tata usaha yang mendukung
pada tercapainya tujuan organisasi ,
meliputi :
1. Menyediakan informasi sekolah
2. Menyediakan informasi layanan publik
dan kebutuhan administrasi sekolah
3. Pelayanan kegiatan PPD, PPHBN
agenda kegiatan insidental dll.
15 Pebruari 2010

10. LPP AL IRSYAD PEMALANG
10
Kegiatan Surat – menyurat
( korespondesnsi )
Adalah kegiatan penyampaian pesan
kepada perorangan atau organisasi dalam
bentuk tertulis sesuai tujuan yang
diharapkan.
Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam
penulisan surat :
1. Tujuan yang jelas
2. Penggunaan kata yang tepat
3. Kalimat yang singkat/ tdk. bertele- tele
4. Usahakan tidak membebani
15 Pebruari 2010

11. LPP AL IRSYAD PEMALANG
11
1. KOP SURAT
2. OBJEK SURAT
3. TANGGAL PEMBUATAN
4. ALAMAT DALAM
5. SALAM PEMBUKA
6. ISI SURAT (the body of the latter)
7. KALIMAT PENUTUP
8. SALAM PENUTUP
9. SUBYEK SURAT
10. CATATAN/ TEMBUSAN
11. INISIAL
15 Pebruari 2010

12. LPP AL IRSYAD PEMALANG
12
MACAM – MACAM SURAT
1. SURAT RESMI/ DINAS
2. SURAT TUGAS
3. SURAT KETERANGAN
4. SURAT PERJANJIAN
5. SURAT KUASA
6. SURAT KEPUTUSAN
7. dan lain-lain
15 Pebruari 2010

13. LPP AL IRSYAD PEMALANG
13
BENTUK – BENTUK
SURAT
BLOK STYLE
FULL BLOK
STYLE
INDENTIT STYLE
SEMI BLOK STYLE
DAN LAIN - LAIN
15 Pebruari 2010

14. LPP AL IRSYAD PEMALANG
14
DOKUMENTASI
1. Kegiatan Rutin
2. Semi insidental
3. Insidental
4. Lain – lain
15 Pebruari 2010

15. LPP AL IRSYAD PEMALANG 15
Kegiatan Pengarsipan
adalah merupakan proses akhir dari sebuah
kegiatan administrasi dari suatu kantor/ lembaga.
Tujuannya adalah :
1. Sebagai referensi
2. Sebagai Keterangan data
3. Keterangan Vital (susuai dgn.ketentuan)
15 Pebruari 2010

16. LPP AL IRSYAD PEMALANG 16
DASAR PENGATURAN
ARSIP
1. Secara Alfabetic
2. Berdasarkan urutan nomor
Ada 2 macam :
a. Menurut Serial
b. Menurut Kode
1. Secara Geografis
2. Kronologis
15 Pebruari 2010

17. LPP AL IRSYAD PEMALANG 17
Langkah – langkah pengarsipan :
1. Identifikasikan surat menurut nomor
2. Tentukan sistem pengarsipan
3. Buatlah Folder ( tempat peng. Surat)
4. Buatlah Guide (juknis pengelompokan surat
5. Mencatat surat yg. Akan dimasukkan
6. Memasukkan surat sesuai kelompok/ guide
7. Buat catatan arsip keluar
8. Tempat surat terbaru pada posisi atas
9. Buat tempat arsip yang nyaman & aman
15 Pebruari 2010

18. LPP AL IRSYAD PEMALANG
18
15 Pebruari 2010
TEKNIK PENYUSUNAN
SURAT KEPUTUSAN
Macam/ jenis surat keputusan, ada 2
macam :
1. Bersifat Penetapan (decisive)
2. Bersifat Pengaturan (regulative)

19. LPP AL IRSYAD PEMALANG
19
1. Kerangka
2. Judul
3. Pembukaan
4. Batang tubuh
5. Penutup
15 Pebruari 2010

20. 15 Pebruari 2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG
20
1. JUDUL
2. PEMBUKAAN
3. BATANG TUBUH
4. PENUTUP
KERANGKA KEPUTUSAN,
meliputi :

21. 15 Pebruari 2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG
21
Judul meliputi :
1. Tulisan “ KEPUTUSAN ……….”
2. Tulisan : NOMOR, TAHUN
3. Nama Keputusan, ………….

22. 15 Pebruari 2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG 22
Pembukaan terdiri dari
1. Tulisan “ KEPUTUSAN ……….”
2. Konsideran : Menimbang, Mengingat
3. Tulisan “ MEMUTUSKAN “
4. Tulisan “ Menetapkan “

23. 15 Pebruari 2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG 23
Batang tubuh meliputi :
a. Materi pokok
b. Dituangkan dalam bentuk diktum : PERTAMA,
KEDUA dst…
c. Penomoran dengan nama panjang
A. PENETAPAN :
PENGATURAN :
a. Ketentuan umum
b. Materi pokok
c. Dalam bentuk pasal-pasal
d. Nomor dengan angka bulat contoh (1)

24. 15 Pebruari 2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG
24
PENUTUP, meliputi :
a.Tempat penetapan
b.Tanggal penetapan
c.Nama jabatan
d.Tanda tangan
e.Nama pejabat
f.Stempel

25. 15 Pebruari 2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG
25
MOHON MAAF ATAS SEGALA
KEKURANGAN, SELAMAT BEKERJA
MENUJU KE ARAH YANG LEBIH BAIK LAGI,
AMIEN.
WASSALAMU’ALAIKUM W.W.