Instrumentos y tècnicas de la comunicacionl

Instrumentos y Técnicas de la comunicación Presentado por: Antonio M. Suárez S.

Políticas Se llama política a los lineamientos generales que orientan la acción Función Sirve para guiar la acciones, orientar los programas, comunicar las decisiones del nivel estratégico, Interpretar los objetivos organizacionales y conocer los lineamientos generales a las que deberá orientarse el funcionamiento de la organización.

Ejemplo de Políticas Aprovechamiento de recursos Simplificación administrativa Reordenación económica Impulso a la investigación

CLASIFICACION POLÌTICAS GENERALES POLÌTICAS ESPECIFICAS Emanan del nivel estratégico y afectan a toda la organización SEGUN SU AREA DE INFLUENCIA Son departamentales o sectoriales Pueden ser: de servicio, económicas o sociales

Son: planes específicos de acción en los que no sólo se fijan objetivos y secuencias de operaciones; sino, especialmente, el tiempo requerido para su ejecución. PROGRAMAS FUNCION Son las alternativas de solución que deciden la secuencia en las actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización. CLASIFICACION ,[object Object]

INTRODUCCIÓN DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO JUSTIFICACIÓN Se elabora una portada, con los datos generales de la institución y el departamento responsable, el título del programa, la o las personas que lo elaboran y la fecha. Es la parte medular del programa, debe incluir la situación real que genera el programa y las alternativas que señaló la investigación previa se anotan las razones por las que se elabora el programa y los propósitos a que está destinado

ORGANIZACIÓN Se detalla por escrito lo que se desea lograr con el programa. Se recomienda no dividir los objetivos en generales y específicos, para evitar la automatización y la desviación en cuanto a importancia de los alcances. En lugar de objetivos específicos es preferibles enunciar metas, dado que en su redacción levan implícito el criterio de evaluación En este apartado se incluye los limites del tiempo, espacio, universo de trabajo, participantes, funciones especiales y marco de acción. Es importante detallar el presupuesto necesario que importa el programa, considerando el recurso humano, técnico y financiero necesario para lograr las metas. PRESUPUESTO OBJETIVOS

Actividades + Las actividades de los planes y programas son el apartado más extenso, en el que se define en detalle qué va hacer, quienes lo harán, y cómo y cuándo se hará. Se establece cómo se medirá el alcance del programa, sea en forma general o de actividad por dichactividad. Al programar la evaluación, es importante asentar por escrito los criterios con los cuales se medirá el progreso; Es común utilizar cuadros especiales para detallar las actividades “cartas descriptivas”. Estas permiten operacionalizar los objetivos, por actividades, cronogramas, organización y formas de evaluar. Dichos criterios han de ser claros y objetivos Evaluación Ej: toma de signos vitales, demostración en forma correcta por el personal de adiestramiento Cuando no se utilizan cartas descriptivas, las actividades se mencionan en forma secuencial y cronológica

Carta descriptiva de un Programa académico

Carta descriptiva de un programa de supervisión

Carta descriptiva de un programa de atención de enfermería

PRESUPUESTO Es un plan de acción expresados en términos financieros. Programar la distribución de ingresos y egresos financieros, prever el aprovechamiento de recursos y apoyar la consecución de objetivos Función De la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles dependerá el logro de objetivos organizacionales. Importancia

Elaboración Dirigentes Corresponde a un equipo, el cual debe incluir: Por lo general, la forma de operar de los integrantes del equipo es coordinada por el administrador del presupuesto. Sectores especiales relacionados con presupuesto

Tipos de Presupuesto Presupuesto de costo variable Presupuesto operacional Presupuesto de costo fijo

Presupuesto de ingresos y egresos Es un plan financiero que se estima de acuerdo con los ingresos fijos y percepciones promedio, según experiencias previas. Presupuesto de costo variable Las partidas programadas se estiman de acuerdo a un promedio de egresos. Por ejemplo material desechable, viáticos, actividades de enseñanza. Presupuesto Financiero Es aquel que se expresa en unidades monetarias, y en función de horas-hombre y horas-máquina Presupuesto Fijos Se programen partidas que por lo general son las mismas por periodos prolongados Presupuesto por programas Se detallan los egresos con forme a los diversos programas que integral el plan general Presupuesto Operacional Los egresos se señalan en detalles, indicando cantidad, costo por unidad y total parcial y global. A veces se incluye un análisis de la existencia

Requisito del Presupuesto Elaborarse por partidas Prever cambios e imprevistos fijar ingresos y egresos Ser flexible Aprovechar al máximo los recursos disponibles Fijar controles

PROCEDIMIENTO SON DOCUMENTOS EN LAS CUALES SE SEÑALAN PASO POR PASO LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA REALIZAR ACCIONES DE TIPO OPERATIVO. GENERALMENTE SE ENCUENTRAN EN MANUALES O INTRUCTIVOS FUNCION orientar la acción del personal a nivel aplicativo IMPORTANCIA Señalar la secuencia cronológica más adecuada para obtener resultados positivos Requisito

NORMAS FUNCION Orientar las acciones del personal

REGLAS DEFINICION Son señalamientos imperativos, sujeto a sanción en casos de no ser aplicadas Función Establecer medidas disciplinarias, ordenar y fijar requisitos para el funcionamiento adecuado de la organización Asegurar el cumplimiento de acciones correctas y establecer la disciplina del personal Importancia

Requisito Al elaborar reglamentos se deberá cuidar que no haya a la legislación Prever su aprobación jurídica

MANUALES DEFINICION Un manual es la concentración sistémica de los elementos administrativos propuesto para alcanzar un objetivo; se presentan éstos en un folleto o libro facil de manejar Función Orientar y uniformar la conducta personal Objetivos 8 Obrar como medio de comunicación 1 PRICISAR FUNCIONES 2 Unificar criterios 3 Simplificar el trabajo 6 Permitir el mejor aprovechamiento 9 Servir de instrumento de control 4 Orientar la selección de personal 7 Facilitar la adaptación Del personal de nuevo ingreso 5 Establecer rutinas de trabajo

Elaboración Para elaborar manuales es necesario recurrir a documento legales y a personal operativo y directivo , además de la observación directa en el trabajo. La información debe ser uniforme y utilizar la terminología correcta Para ésta se integra una comisión con directivos, personal de nivel operativo y especializado en el área de que se trate. Difusión Se entregaran de forma gratuita y en sesiones de instrucción y aclaración de dudas

CLASIFICACION macro administrativos Por su contenido Por su área de aplicación micro administrativos De procedimientos Múltiples De organización De organización Manual de objetivos Manual de programas Manual de políticas Manual de organigramas Manual de descripciones de puesto Manual de reglamentos Estos contienen los elementos administrativos referente a su funcionamiento

Un manual de organización debe contener e integrar los siguientes aspectos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO Contiene la secuencia cronológica de las operaciones de un determinado trabajo

MANUAL MULTIPLE Contiene aspectos relativos al funcionamiento de la organización y al mismo tiempo, aborda procedimientos generales Debe guiar el orden que se da a los manuales de la organización

DEFINICION SON REPRESENTACIONES GRAFICAS DE LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN INTERNA; se le conoce como como: ORGANIGRAMAS FUNCION Establecer los niveles jerárquicos, con sus correspondiente líneas de autoridad y responsabilidad Delinear funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos. ,[object Object]

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS ,[object Object]

ORG MATRICIALORGANIGRAMA LINEAL La autoridad fluye por orden descendente es sencillo y comprensible y define jerarquías, fomenta la rigidez de autoridad , favorece la autocracia y no apoya al acenso escalafonario.

ORGANIGRAMA LINEO - FUNCIONAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL La autoridad fluye de mas de una fuente. este modelo pretende evitar la centralización e impedir que varias personas den ordenes a un mismo subordinado. Propicia la comunicación y coordinación y favorece el ascenso escalafonario y no delimita la responsabilidad.

ORGANIGRAMA CON POSICION DE ESTAFF Es una posición donde no tiene mandos da consulta, asesoría y concejo escalafonario y no delimita la responsabilidad

ORGANIGRAMA HORIZONTAL la autoridad fluye de izquierda a derecha .

ORGANIGRAMA ESCALAR cuanto mas descienda la autoridad, tanto Mayor es la sangría

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