1. Ing.Miguel Ojeda
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA CON MS WORD
INTRODUCCIÓN
Muchas veces es necesario enviar un mismo documento a los diferentes
destinatarios registrados en una lista, ya sea que se trate de hacer el envío en
forma impresa (correo ordinario) o digital (correo electrónico). MS-Word dispone
de una muy útil herramienta para estos casos, en la función denominada
“Combinación de correspondencia” del menú “Herramientas”.
Para usar esta herramienta se distingue entre el documento principal (carta
modelo, etiqueta postal, sobre, catálogo) y el origen de datos (tabla Word, hoja
Excel, base de datos Access, documento de texto). El documento principal es
aquel que se desea enviar a varios destinatarios a la vez, pero personalizando
elementos clave como la identificación de cada receptor y otros elementos
variables en el cuerpo del texto (por ejemplo, la calificación de cada persona en
una evaluación aplicada a todo el grupo). El origen de datos es el archivo que
contiene los datos de los destinatarios y los elementos variables, en forma de un
conjunto de campos de combinación (por ejemplo, apellido, nombre, dirección
postal, teléfono, etc.) y de registros para cada campo (los datos de cada
destinatario para cada campo de combinación).
En lo que sigue se supondrá que se parte con un documento de texto Word en
blanco, y que se usará la herramienta de Combinación de Correspondencia para
crear tanto el Documento Principal como el Origen de Datos. Cabe considerar, sin
embargo, que tanto el documento principal como el origen de datos pueden ser
archivos pre-existentes.

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INSTRUCCIONES DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
1. A partir de la hoja de Word en blanco, hacer clic en el menú Herramientas y
en la opción Combinar correspondencia...
2. En Documento principal, hacer clic en Crear y luego en Cartas modelo.

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3. Hacer clic en Nuevo documento principal y luego cerrar.
4. Redactar el Documento principal (en este ejemplo, una carta modelo). Dejar
espacio en la primera parte (identificación de destinatarios) y donde
corresponda a otros datos variables en el cuerpo del texto, para insertar
más tarde los Campos de combinación. En este ejemplo se ha dejado un
renglón de espacio para el nombre y apellido del receptor, otro donde irá su
dirección postal, tras la palabra Comuna se dejó espacio para ese campo
de combinación, y al lado de Dirección electrónica un espacio para dicho
dato. Por otra parte, en el cuerpo del texto se dejó un espacio para una
calificación en una evaluación final de un curso, y otro espacio para insertar
la calificación final de la asignatura. Al terminar, guardar el documento
principal en alguna carpeta. En este ejemplo se guardó el documento con el
nombre “Carta_alumnos”. Ver la carta – ejamplo en la página siguiente.

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Santiago, 10 de noviembre de 2004
Sr(a).
Comuna de
Dirección electrónica:
Estimado Sr(a).:
Cumplo con informar a usted que su calificación final en la última evaluación de la
asignatura de Informática es , y que, por tanto, su calificación final es
Agradeciendo su participación en este curso, le saluda atentamente
El Profesor Megabyte.
5. En el menú Herramientas hacer clic en Combinar correspondencia. Notar
que ya estará indicado en el paso 1 del asistente el tipo de combinación y el
nombre del documento principal.
6. En el paso 2 del asistente, Origen de datos, hacer clic en Obtener datos y
en Crear origen de datos.

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7. Suponiendo que el Origen de datos a crear deberá contener los campos de
combinación Nombre, Apellido_paterno, Apellido_materno,
Dirección_postal, Comuna y Dirección_electrónica (notar que los campos
no pueden llevar espacios entre las palabras), en la ventana Campos en
registro inicial se deben quitar uno a uno aquellos campos sobrantes,
seleccionándolos con un clic del mouse y usando el botón Quitar campo.
Digitar los campos deseados uno a uno y hacer clic cada vez en Agregar
campo. Tras digitar el último campo, hacer clic en Aceptar.
8. Se presentará un mensaje que advierte que no hay todavía datos en el
Origen de Datos, dando la opción de Modificar origen de datos para
introducirlos. Elegir esa opción y después usar Modificar registros para
introducir los datos de cada destinatario en los respectivos Campos de
combinación, haciendo clic en Agregar nuevo tras cada destinatario
introducido (ver página siguiente). Tras introducir los datos del último
destinatario, hacer clic en Aceptar.

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9. A continuación se muestra el aspecto del documento Origen da datos, tal
como se genera automáticamente al introducir los datos mediante la Ficha
de datos anteriormente descrita:
Nombre Apellido_paterno Apellido_materno Dirección_postal Comuna E_mail Calif_ev Calif_final
María Machuca Fierro Los Olmos 134 La mamachuca@correonet.co 4.9 5.3
Isabel Florida m
Perico Palotes Palma Av. Zapateros La peripal@mailweb.net 3.2 3.5
5600 Coruña
Casimiro Bellavista Quevedo Las Gaviotas 45 San new_look55@coldmail.com 5.8 6.4
José
10. Al terminar de introducir los registros y volver al Documento principal, hacer
un clic poniendo el cursor en cada lugar donde se insertará un campo de
combinación, y hacer clic en Insertar campo de combinación (bajo la barra
principal superior a la izquierda). Elegir el campo adecuado en cada
oportunidad.

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11. Abajo se muestra el Documento principal (Carta_alumnos.doc) con los
campos de combinación insertados de acuerdo a lo indicado en el paso
anterior. Dejar un espacio entre campos seguidos o entre un campo y la
palabra que continúe la frase en que se inserta.
Santiago, 10 de noviembre de 2004
Sr(a).
«Nombre» «Apellido_paterno» «Apellido_materno»
«Dirección_postal»
Comuna de «Comuna»
Dirección electrónica: «E_mail»
Estimado Sr(a).:
Cumplo con informar a usted que su calificación en la última evaluación de la asignatura de
Informática es «Calif_ev» , y que, por tanto, su calificación final es «Calif_final»
Agradeciendo su participación en este curso, le saluda atentamente
El Profesor Megabyte.
12. Al hacer clic en el botón virtual Ver datos combinados de la barra de
herramientas de Combinar correspondencia, se podrá ver cada carta
personalizada con los datos de cada uno de sus destinatarios (usar los
botones de cursor a la derecha/izquierda para avanzar/retroceder).
13. Hacer clic en Combinar (hacia la derecha de la barra de combinación). Se
debe elegir una de las 3 posibilidades de combinación: en un nuevo
documento, en la impresora o en el correo electrónico. Si se elige en la
impresora, se imprimirá automáticamente una copia del documento
principal para cada uno de los destinatarios. Si se elige en el correo
electrónico, se enviará una copia del documento principal automáticamente
al e-mail de cada destinatario, a través del cliente de correo disponible en el
PC.
14. En el caso de combinar en el correo electrónico, puede presentarse la
necesidad de desear enviar un archivo adjunto al documento principal,
como por ejemplo, otro texto o un tipo diferente de archivo. Veamos cómo
se puede adjuntar una presentación Power Point, contenida dentro de un
archivo comprimido.

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15. Primero, notemos que al activar la Configuración de la combinación en el
correo electrónico, aparece un cuadro de diálogo que incluye una casilla de
selección para Enviar documento adjunto:
CUIDADO: Si uno se limita a marcar dicha casilla solamente se consigue
asegurar que el mensaje de correo electrónico a distribuir incluya el
documento de texto principal como doumento Word con sus elementos de
formato completos. No se refiere a adjuntar el archivo adicional deseado
(en nuestro ejemplo, un archivo zip que contiene una presentación Power
Point)...
16. Para adjuntar el archivo
adicional al documento
principal, se puede usar el
menú Insertar, opción Objeto.
En la ventana de diálogo
Objeto, hacer clic en la
pestaña Crear desde un
archivo, y usar el botón
Examinar para seleccionar el
archivo a insertar, que
quedará en el documento
principal como un objeto
incrustado. Luego seleccionar
la casilla Mostrar como ícono y hacer clic en el botón Aceptar. El ícono del

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objeto incrustado aparecerá en el lugar que se halla marcado con el cursor
del mouse en el documento principal.
17. Después de esta maniobra, volver a la barra de herramientas para usar la
opción Combinar, eligiendo Combinar en correo electrónico. Usar
Configuración para indicar el campo del origen de datos que contiene las
direcciones electrónicas, escribir la línea de asunto del mensaje y marcar la
casilla Enviar documento adjunto, para adjuntar el documento principal
(carta) como texto Word con todos sus elementos de formato (de otro modo
se enviará como texto plano de correo, perdiéndose, entre otros elementos,
el ícono del archivo incrustado en los pasos anteriores, y que corresponde
al archivo adicional que queríamos adjuntar).
18. Cuando los receptores del documento distribuido por el correo hagan doble
clic sobre el ícono del archivo incrustado, se lanzará – en el caso de
nuestro ejemplo - el programa de descompresión residente en sus
máquinas y cada usuario podrá extraer a su PC la presentación Power
Point allí envasada.